Manual de Operaciones
La Coordinación de Proyectos Especiales con fundamento en Cap. I, Art. 10; Cap. III, Art. 30. De la Ley Orgánica, Manual de Políticas Financieras y Reglamento de Contabilidad y Gasto, emite el presente Manual de Operación para el ejercicio de los Proyectos Especiales. 1.- La Coordinación de Proyectos Especiales es la dependencia que coordina el ejercicio de los recursos extraordinarios que, a través de los proyectos PIFI entrega la SEP a la Universidad Autónoma de Sinaloa (UAS), además es la responsable de elaborar manuales de operación y procedimientos apegándose a la normativa institucional y a los lineamientos del convenio signado por ambas instituciones y así, dar cumplimiento a las acciones autorizadas por la Dirección General de Educación Superior (DGES) dentro de los proyectos de cada Dependencia de Educación Superior (DES). 2.- La coordinación de Proyectos Especiales es responsable de entregar el recurso solicitado y de constatar la entrega por los proveedores de los bienes adquiridos y de la comprobación correspondiente del recurso. 3.- El ejercicio del presupuesto asignado para los proyectos, se podrá solicitar a partir de la fecha en que legalmente se constituya el fideicomiso que le da operatividad, por tanto no se aceptarán documentos con fecha anterior a la constitución del mismo. 5.- El trámite para el ejercicio de los recursos de dichos proyectos, debe realizarse a través de la Coordinación de Proyectos Especiales, de la UAS, quien revisa y avala que las solicitudes de recursos cuenten con los siguientes requisitos:
II DE LA SOLICITUD DE RECURSOS 1.- La solicitud de recursos deberá entregarse a la Coordinación de Proyectos Especiales para su evaluación y autorización, debe ser firmada por el director de la DES, y en caso de que el solicitante del recurso sea el responsable del proyecto, su solicitud será avalada por el director, contando la coordinación, hasta con 15 días hábiles para la entrega del monto, bien o servicio solicitado 3.- Las adquisiciones que requieran licitación, serán seleccionadas y revisadas por personal técnico designado por la Coordinación de Proyectos Especiales con apoyo de los directores y responsables de los proyectos, para que cumplan claramente con las especificaciones técnicas de los bienes a licitar. 4.- Los recursos de los rubros que no estén sujetos a licitación, deben solicitarse mediante oficio en hoja membretada de la DES propietaria del proyecto, incluyendo la siguiente información:
5.- Las solicitudes correspondientes a servicios: Estancias, congresos, cursos, visitas o eventos de otra índole autorizados dentro del proyecto, deberán incluir en lo posible, la invitación y/o la programación del evento, número de personas que asisten, desglose de gastos por persona y el total solicitado. 7.- Los recursos solicitados deben contar con techo financiero suficiente dentro del proyecto. 1.- Las partidas de bienes muebles: Equipo de cómputo, audiovisual y equipo de laboratorio que no se oferten en la licitación, serán adquiridos mediante orden de compra, por lo que, a la solicitud se le anexaran tres cotizaciones recientes (máximo de 30 días) del bien o bienes a adquirir y que en ellas se especifique, anticipos, condiciones de entrega, vigencia de la cotización, y condiciones de pago. 2.- Todas las cotizaciones y estimaciones de costos deben incluir el IVA. Excepto en el caso de aquellos artículos que por ley estén exentos de dicho impuesto, debe hacerse mención en la cotización y o en las solicitud. 3.- Toda cotización debe presentarse en sobre cerrado, en papel membretado con el sello y firma del proveedor, incluyendo la siguiente información: Nombre Comercial, Razón Social, Dirección Comercial, Teléfono y Fax del proveedor. 4.- La Coordinación de Proyectos Especiales o el responsable del proyecto, deberá conservar confidencialmente las cotizaciones presentadas, a fin de evitar la competencia desleal y cumpliendo con la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. 5.- La Coordinación de Proyectos Especiales, o el responsable del proyecto, deberá obtener de manera directa de cada proveedor la cotización respectiva asegurando su autenticidad. 6.- Las cotizaciones podrán ser validadas y actualizadas por el Comité de Compras de la Institución y en caso de detectar irregularidades, se castigará al proveedor que resultara beneficiado por la misma. 7.- En el caso de que exista en el país un proveedor único del producto o servicio solicitado, este deberá presentar un documento haciendo constar su exclusividad nacional. IV LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS 1.- Las adquisiciones se harán de acuerdo a los lineamientos especificados en las leyes a nivel federal, como lo establece el convenio de colaboración C/PIFI-2005-…….. Que a la letra dice: “LA INSTITUCIÓN” para la adquisición, contratación de servicios de cualquier naturaleza o arrendamiento de bienes muebles que requiera para el cumplimiento de este convenio, se obliga a aplicar las normas, criterios y procedimiento previstos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, o en su caso, la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionadas con las mismas. 2.- Los directores de las DES o los responsables de proyectos PIFI, no deben adquirir compromisos con algún proveedor, efectuar compras directas o dar anticipos de las mismas, solamente en casos extraordinarios, previa solicitud por escrito y aprobación de la Coordinación de proyectos especiales. Todos los bienes muebles, y equipos, deben contar con registro en el inventario de la Universidad Autónoma de Sinaloa, a través de la Dirección de Control de Bienes e Inventarios quien extenderá el resguardo correspondiente. 1.- La documentación que respalden las comprobaciones de gastos de recursos provenientes de los proyectos PIFI, deben de presentarse en el Departamento de Contabilidad de la Coordinación de Proyectos especiales 2.- La comprobación del recurso otorgado deberá presentarse a los 15 días naturales posteriores a la culminación del evento a la Coordinación de Proyectos Especiales, para poder cumplir con el calendario de comprobaciones del ejercicio correspondiente ante la SEP. 3.- La comprobación debe acompañarse de un oficio que contenga la información del origen de los recursos ejercidos: Identificación del proyecto PIFI afectado, número de cheque expedido, cantidad que ampara la comprobación y relación de la documentación presentada. 4.- Para las comprobaciones de gastos por asistencia a eventos: Congresos, estancias, cursos etc. Deberá anexarse como respaldo, el reconocimiento correspondiente a los asistentes, o en caso de proceder una carta de asistencia extendida por la institución convocante. 5.- Todos los comprobantes: Facturas, boletos de avión, boletos de autobús etc. deben de presentarse firmadas al reverso por el director de la DES o el responsable del proyecto. 6.- El director de la DES o el responsable del proyecto debe quedarse con copia de la comprobación presentada con la firma y sello de recibida por la Coordinación de Proyectos especiales de la UAS. 7.- Todos los comprobantes de gastos. Facturas, recibos de honorarios, facturas por servicios profesionales para ser aceptadas deben de reunir los siguientes requisitos:
8.- La comprobación de gastos de los proyectos PIFI que recibe esta coordinación es enviada periódicamente al Departamento de Auditoría Interna de la UAS, para su revisión, cumpliendo así con la política interna de rendición de cuentas y para liberar saldos deudores de esta coordinación para hacer permisible que las nuevas solicitudes de recursos sean atendidas con prontitud. RESTRICIONES EN LA COMPROBACIÓN: No se aceptaran:
1.- El seguimiento y vigilancia del cumplimiento del presente manual corresponde a la Coordinación de proyectos Especiales. 2.- Se programaran visitas de verificación por parte de la Coordinación de Proyectos Especiales, con el objeto de constatar que lo adquirido a través de recursos de los proyectos PIFI, este siendo utilizado para lo que fue previamente autorizado. 3.- Los recursos asignados a la UAS dentro de los proyectos PIFI para cumplir con las acciones reprogramadas y ligadas con la capacidad académica serán supervisadas por el Programa para el Mejoramiento del Profesorado (PROMEP). 1.-La Coordinación de Proyectos Especiales apoyará a las unidades académicas y administrativas a fin de observar la normatividad y procedimientos en el ejercicio de los recursos del fondo. En caso de detectarse desviaciones a los mismos o ireregularidades en los actos u omisiones de los directivos de los que resulte un daño o perjuicio al patrimonio universitario, promoverá y canalizará a la Contraloría General y Dirección de Auditoría Interna las observaciones sobre el particular, a fin de que estas ejerzan las medidas que estimen procedentes de acuerdo a la normativa universitaria.
Culiacán Sinaloa Enero de 2007.
"Este programa es de carácter público, no es patrocinado ni promovido por partido político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan los contribuyentes. Está prohibido el uso de este programa con fines políticos electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente"
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